Hoe bespaar ik tijd op rapportages en bouwverslagen die grotendeels hetzelfde zijn?

Scheid het vaste deel van uw verslagen van het wisselende deel. Het vaste deel zet u één keer in een sjabloon, en daar is geen AI voor nodig. Alleen bij het wisselende deel laat u AI een eerste versie maken uit uw eigen aantekeningen. Een mens controleert daarna de feiten.

Hieronder staat hoe u uitzoekt welk deel van het verslag elke keer opnieuw getypt wordt, waar AI wel en niet helpt, en wat u regelt voordat uw mensen ermee werken.

Welk deel van een bouwverslag is elke keer hetzelfde?

Welk deel van een bouwverslag elke keer hetzelfde is, weet u pas als u het naast elkaar legt. Pak drie verslagen van hetzelfde soort, bijvoorbeeld drie wekelijkse voortgangsverslagen van één project. Markeer wat in alle drie letterlijk of bijna letterlijk terugkomt. Wat overblijft, is het deel waar het echte werk in zit.

Bij de voorbereiding van gesprekken met bouwadviesbureaus beginnen wij bij rapportages met precies die vraag: welk deel van een bouwverslag typt u elke keer opnieuw? Het antwoord bepaalt of u een beter sjabloon nodig heeft, AI, of allebei.

Een voorbeeld: de kop van een voortgangsverslag bevat projectnaam, projectnummer, opdrachtgever, datum en aanwezigen. Daarna volgt vaak een vaste reeks onderwerpen: planning, kwaliteit, veiligheid, meerwerk, afspraken. Die kop en die reeks zijn het vaste deel. Wat er deze week onder elk onderwerp staat, is het wisselende deel.

Het onderscheid tussen die twee is belangrijk omdat ze een andere oplossing vragen. Het vaste deel is een kwestie van één keer goed inrichten. Het wisselende deel is een kwestie van schrijfwerk, en daar kan AI bij helpen. Wie die twee door elkaar haalt, zet AI in op werk dat een sjabloon gratis doet.

Het vaste deel: een sjabloon, zonder AI

Het vaste deel van een verslag hoort in een sjabloon, en daar is geen AI voor nodig. Een goed sjabloon vult projectgegevens, vaste koppen en standaardteksten zelf in. Dat werkt in de tekstverwerker die u al heeft.

In een gesprek met een installateur hoorden wij dat werkbonnen, checklists, e-mail en facturatie los van elkaar staan. Extra automatisering was voor hem alleen welkom als die aantoonbaar tijd bespaart, zonder een extra systeem of extra opvolgwerk. Dat is terecht. Een sjabloon voldoet eraan, want het leeft in hetzelfde programma waarin het verslag al gemaakt wordt.

Wat hoort er in zo'n sjabloon? Alles wat u bij de markeeroefening in alle drie verslagen terugvond. Denk aan de vaste koppen, de vaste volgorde van onderwerpen, en standaardzinnen die elke week hetzelfde zijn. Ook de vaste verzendlijst en de manier van nummeren horen erbij.

Een voorbeeld. Een projectleider die elke week een verslag stuurt, typt de projectgegevens, de vaste koppen en de verzendlijst elke keer opnieuw of kopieert ze uit het vorige verslag. Met een sjabloon staan die er vanaf het begin. Hij begint dan meteen bij wat er deze week gebeurd is.

Het wisselende deel: waar AI helpt en waar niet

AI helpt bij het wisselende deel van een verslag vooral met schrijfwerk: losse aantekeningen omzetten in lopende zinnen. Het bewijs daarvoor is redelijk sterk, met een belangrijke kanttekening.

In 2023 publiceerden de MIT-onderzoekers Noy en Zhang een experiment in het vakblad Science. Zij gaven 453 hoogopgeleide professionals twee schrijfopdrachten uit hun eigen vak, van 20 tot 30 minuten per opdracht. De helft kreeg bij de tweede opdracht ChatGPT. De conclusie van de onderzoekers: "The average time taken decreased by 40% and output quality rose by 18%." Vakgenoten beoordeelden de teksten zonder te weten wie AI had gebruikt.

Dat is een fors effect, maar het is gemeten buiten de bouw en niet op verslagen. De opdrachten vroegen volgens de toelichting van MIT geen feitelijke precisie en geen kennis van een specifiek bedrijf of klant. De juistheid van de teksten is ook niet gecontroleerd. In diezelfde toelichting staat: "Accuracy is a major problem for today's generative AI technologies."

Bij een bouwverslag draait het juist om feiten. Welke afspraak is gemaakt, wie voert hem uit, welk onderdeel is afgekeurd. De onderzoekers verwachten zelf dat de winst in de praktijk lager uitvalt, omdat controleren en instrueren ook tijd kost.

Een voorbeeld: de projectleider spreekt na een bouwvergadering zijn aantekeningen in, of typt ze in steekwoorden. AI zet die steekwoorden om in lopende tekst, binnen de vaste koppen van het sjabloon. Daarna leest de projectleider het na op feiten: namen, data, hoeveelheden en afspraken. Het schrijfwerk wordt korter; de verantwoordelijkheid blijft bij hem.

Drie dingen maken het verschil tussen een bruikbaar en een onbruikbaar resultaat:

1. Geef AI alleen uw eigen aantekeningen als bron. Vraag niet om aan te vullen wat er niet staat.
2. Laat het resultaat in de vaste opbouw van uw sjabloon terugkomen. Dan ziet de lezer van het verslag geen verschil in vorm.
3. Laat altijd iemand die erbij was de feiten nalopen. Die controle is geen formaliteit; zonder controle wordt het schrijfwerk korter en de fouten niet zichtbaar.

Weet u nog niet welke terugkerende verslagen in uw bedrijf de meeste tijd kosten? Met de Werkplaatsscan lopen wij een dagdeel mee en brengen wij in kaart waar het schrijfwerk zit.

Wat mag er wel en niet in een AI-hulpmiddel?

Wat er in een AI-hulpmiddel mag, moet u vastleggen voordat uw mensen ermee beginnen. Bouwverslagen en opleverstukken bevatten vaak namen en adressen van bewoners, huurders of opdrachtgevers. Dat zijn persoonsgegevens.

De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwde in 2024 na meerdere meldingen van datalekken via AI-chatbots. De toezichthouder schrijft: "Vaak gebruiken medewerkers de chatbots op eigen initiatief en tegen de afspraken met de werkgever in: als daarbij persoonsgegevens zijn ingevoerd, dan is sprake van een datalek." De AP vraagt organisaties om duidelijk te maken welke gegevens medewerkers wel en niet mogen invoeren.

In de praktijk: laat medewerkers geen verslagen met namen en adressen van bewoners of opdrachtgevers in een gratis chatbot zetten, zolang daar geen afspraken over zijn. Een voorbeeld van zo'n afspraak is dat aantekeningen eerst zonder namen en adressen worden ingevoerd. Die gegevens vult het sjabloon daarna zelf in.

Welke afspraken bij uw bedrijf passen, hangt af van het hulpmiddel en van de gegevens. Op onze pagina over AI-veiligheid staat hoe u dat indeelt. Laat bij twijfel iemand meekijken die de AVG kent. Het gaat hier om een juridische vraag, en die beantwoordt u niet op gevoel.

Het opleverdossier maakt de stapel groter

Het opleverdossier is sinds 2024 een wettelijke plicht voor de aannemer, en dat maakt het rapportagewerk in de bouw eerder groter dan kleiner. Met de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen kwam artikel 7:757a in het Burgerlijk Wetboek.

Dat artikel zegt dat de aannemer bij de melding dat het werk klaar is om op te leveren een dossier overlegt. Dat dossier bevat "in ieder geval: a. tekeningen en berekeningen betreffende het tot stand gebrachte bouwwerk en de bijbehorende installaties, en een beschrijving van de toegepaste materialen en installaties, alsmede de gebruiksfuncties van het bouwwerk; b. gegevens en bescheiden die nodig zijn voor gebruik en onderhoud van het bouwwerk."

Twee kanttekeningen uit de uitleg van het Informatiepunt Leefomgeving van de overheid. De plicht geldt niet voor aannemingsovereenkomsten die vóór 1 januari 2024 gesloten zijn. En opdrachtgever en aannemer mogen afspreken wat er meer of juist minder in het dossier komt.

Voor de tijdsbesteding zit de les in het moment. Het dossier moet compleet zijn op het moment dat het werk klaar is om op te leveren. Wie de stukken pas dan gaat verzamelen, zoekt aan het eind van het project alles bij elkaar. Wie ze tijdens het project op één vaste plek en in een vaste vorm bewaart, heeft aan het eind vooral nog te ordenen.

Een voorbeeld. Een installatiebedrijf dat bij elke oplevering de onderhoudsgegevens van de geplaatste installaties moet aanleveren, kan die per installatie al bij plaatsing in een vaste map zetten. Het sjabloon voor het opleverdossier verwijst dan naar die map. Daar komt geen AI aan te pas; alleen een vaste plek en een vaste vorm.

Over het vastleggen van kennis uit eerdere projecten schreven wij eerder in onze blog over vakkennis en vergrijzing.

Wat wij niet weten

Wij weten niet hoeveel tijd een bouw-, installatie- of adviesbedrijf met deze aanpak bespaart. Wij vonden geen onafhankelijk onderzoek dat dit voor de bouw meet, en wij hebben het zelf niet gemeten. Het cijfer van 40 procent komt uit een experiment van Noy en Zhang (Science, 2023) met schrijfopdrachten die geen feitelijke precisie vroegen. De onderzoekers verwachten zelf dat de winst in de praktijk lager uitvalt.

Wij weten ook niet hoe groot het vaste deel bij uw verslagen is. Daarom begint deze aanpak bij de markeeroefening met drie verslagen, en niet bij een hulpmiddel.

En wij weten niet welk AI-hulpmiddel over een half jaar het beste past. Daarom noemen wij hier geen namen of prijzen.

Wat u morgen kunt doen

Kies één verslag dat in uw bedrijf elke week of elke maand terugkomt. Leg drie exemplaren naast elkaar en markeer wat hetzelfde is. Maak van dat vaste deel een sjabloon; dat werkt zonder AI.

Blijft er daarna veel schrijfwerk over, maak dan eerst afspraken over welke gegevens wel en niet in een AI-hulpmiddel mogen. Pas daarna probeert u AI op het wisselende deel, met uw eigen aantekeningen als enige bron en een collega die de feiten naloopt.

Wilt u weten welke verslagen bij u het meeste tijd kosten, voordat u iets inricht? Kijk dan wat de Werkplaatsscan oplevert.